Jak praca zdalna może wpłynąć na relacje w zespole? Inspiracje dla menedżerów

 

Jak praca zdalna może wpłynąć na relacje w zespole? Inspiracje dla menedżerów.

 

Kiedy kilka miesięcy temu prawie wszystkie organizacje musiały podjąć decyzję o przejściu na pracę zdalną. Pierwszym, kluczowym i najważniejszym pytaniem było to, czy przetrwamy.

Sytuacja niewiadomej związana z pandemią, lockdown-em, dużą niepewnością i lękiem spowodowały, że główna koncentracja menedżerów – co, w mojej ocenie jest uzasadnione – położona została bardziej na kwestie strukturalno-organizacyjno-finansowe, niż na relacje w zespołach.

 

Okazuje się jednak, że nie wszyscy byliśmy przygotowani na pracę zdalną, a jeszcze bardziej na relacje na ekranie komputera.

Z jednej strony było to dość „wygodne” – praca z kanapy, w domowym otoczeniu, ale z drugiej strony sprawiło, że coraz rzadziej rozmawialiśmy, a z naszymi kolegami i koleżankami z pracy, spotykaliśmy się zdalnie raz albo dwa razy w tygodniu omawiając zawodowe sprawy.

 

Okazało się, że zadbanie o relacje pomiędzy ludźmi w zespołach, wsparcie ich w sytuacji kryzysowej stało się jednym z ważniejszych wyzwań menedżerów.

Tym bardziej, że w zdalnie pracującym zespole więzi pomiędzy ludźmi mogą zostać osłabione (zwłaszcza, jeśli wcześniej nie zostały zbudowane na określonym poziomie).

Warto jeszcze zwrócić uwagę na jedną rzecz: w zespołach pracujących zdalnie sytuacje trudne czy konflikty dostrzegamy dopiero na poziomie ich eskalacji.

Często nie dostrzegamy określonych symptomów, sygnałów, na podstawie których byłoby możliwe podjęcie działania prewencyjnego.

Najczęściej obserwowanymi przyczynami  pogorszonych relacji w zespole mogą być m.in.:

  • niejasność zadań,
  • osłabienie więzi pomiędzy ludźmi,
  • lęk,
  • niejasność zasad współpracy,
  • kompetencje menedżerów.
Jak praca zdalna może wpłynąć na relacje w zespole? Inspiracje dla menedżerów.

 

Niejasność zadań

W sytuacji nagłego przejścia na system pracy zdalnej i wysokiego poziomu napięcia związanego z kryzysem, pracownicy nie do końca mogą wiedzieć jakie zadania powinni realizować oraz czy zmienił się sposób i kryteria oceny ich skuteczności w tym zakresie.

Pomimo tego, że taki system pracy trwa już kilka miesięcy, to jednak wciąż niektórzy menedżerowie dostrzegają brak rozumienia zadań przez pracowników, a z kolei pracownicy – niejasność zadań, których wykonania się od nich wymaga.

Zwłaszcza, jeśli wyobrazimy sobie sytuację, że dany pracownik został zatrudniony w firmie tuż przed pandemią i nie zwyczajnie nie zdążył poznać wszystkich procesów i zwyczajów, które w firmie panują. Będzie to miało silny wpływ na jakość jego pracy.

 

Osłabienie więzi pomiędzy ludźmi

Nawet jeśli spotykamy się regularnie w sposób zdalny, to z reguły koncentrujemy się na omawianiu bieżących zadań, a nie na budowaniu relacji.

Niestety praca zdalna nie sprzyja budowaniu nieformalnych relacji, a te, jak wiemy mają bardzo istotny wpływ na poziom współpracy, a tym samym poziom realizacji zadań. 

Często, nieintencjonalnie, zapominamy jako menedżerowie o tym, że ludzie potrzebują też „porozmawiać o niczym”, pośmiać się i pobyć ze sobą tak „na luzie”.

To jest bardzo ważny czynnik, o który warto zadbać. Czy to w formie „wirtualnej kawy” czy w formie „zabawy online”. Warto dać ludziom – i sobie – przestrzeń na bycie ze sobą w sposób nieformalny i nie zadaniowy.

 

Lęk

Ten lęk cały czas istnieje. W związku z niepewną sytuacją pandemiczną i większą liczbą „niewiadomych” niż „wiadomych” warto o te emocje ludzi również zadbać.

Cały czas zapewne myślą: czy będę miał pracę, czy firma przetrwa kryzys, co się zmieni? W mojej ocenie tylko uczciwa informacja przekazana pracownikom daje szansę na zmniejszenie leku i zwiększenie przewidywalności sytuacji, w której wszyscy się znaleźliśmy. 

 

 

 

 

 

 

Niejasność zasad współpracy

Czy wszyscy pomyśleliśmy, że przy zmianie systemu pracy na zdalny warto zweryfikować, ustalić, podtrzymać reguły współpracy pomiędzy pracownikami ale też i z szefem?

Te reguły dotyczą z jednej strony współodpowiedzialności za zadania, które pracownicy realizują. Z drugiej jednak strony dotyczą takich zachowań, jak: dzielenie się wiedzą, wymiana informacji, zgłaszanie problemów lub zgłaszanie pomysłów.

Często zakładamy, że obowiązujące dotychczas reguły współdziałania, z automatu przeniosą się na system pracy zdalnej. Przy często wysokim poziomie emocji niektórych pracowników, warto o te reguły zadbać.

Czasem wystarczy przypomnieć, a czasem jest potrzeba ustalenia ich na nowo. Wtedy warto pomyśleć o zaangażowaniu ludzi w ten proces.

 

 

Jak praca zdalna może wpłynąć na relacje w zespole? Inspiracje dla menedżerów

 

 

Jak praca zdalna może wpłynąć na relacje w zespole? Inspiracje dla menedżerów

 

 

Kompetencje menedżerów

Niestety, nie wszyscy zarządzający zespołami w momencie przejścia na system pracy zdalnej mieli kompetencje związane z np. rozwiązywaniem trudnych sytuacji i konfliktów wirtualnie.

Często nawet ich nie dostrzegali, co spowodowało w wielu zespołach albo eskalacje i napięcia albo też przeciwnie, wycofanie się ludzi i frustrację.

To jest również obszar, na który warto zwrócić uwagę. Często my sami powinniśmy zastanowić się nad tym, czy faktycznie dobrze poradziliśmy sobie z takimi aspektami zarządzania zespołem, jak: motywacja, budowanie zaangażowania i identyfikacji czy rozwiązywanie problemów. Czy choćby z taką rzeczą, jak jasna i precyzyjna komunikacja.

Powstaje więc pytanie, co menedżer, który dostrzega pojawiające się problemy w relacjach w swoim zespole może zrobić. Jakie działania warto podjąć, ale też i jakie kompetencje ewentualnie rozwijać.

Poniżej przedstawiam kilka inspiracji do przemyślenia. Jak wszyscy wiemy, nie ma takich samych zespołów, ale być może część z tych rekomendacji okaże się na tyle wartościowa, że postanowicie spróbować.

 

 

Działania na rzecz zespołu

  • Uczciwa informacja o rzeczywistej  sytuacji – w zależności od struktury odpowiedzialności w zespole, warto transparentnie komunikować ludziom jak wygląda aktualna sytuacja w firmie.
  • Zweryfikowanie jasności zadań, ale też przekazanie informacji o tym, co pracownik powinien zrobić w sytuacji błędu lub braku możliwości dowiezienia danego zadania. Dodatkowo, sprawdź czy pracownicy nie potrzebują nowej strategii działania, zgodnie z którą mogą realizować określone zadania.
  • Tam, gdzie jest to możliwe zreorganizuj strukturę i uprość procesy.
  • Ustal zasady kontaktu nie tylko w sprawach zawodowych.
  • Wirtualna kawa – przestrzeń do spędzenia wspólnie czasu nie na rozmowach o zadaniach.
  • Nie bój się emotikonek – to poprawia atmosferę w zespole i ułatwia wyrażanie emocji.
  • Bądź przewidywalny – powiedz ludziom o swojej wizji jak przejść kryzys, ale też zachęć ludzi do zgłaszania swoich pomysłów – niektóre z nich mogą być bardzo cenne.
  • Szanuj czas wolny swoich pracowników – praca zdalna kusi, by być w kontakcie nawet wieczorem.

 

Zapraszam do dyskusji. Jakie są Wasze doświadczenia w tym zakresie.

 

 

 

 

Jak praca zdalna może wpłynąć na relacje w zespole? Inspiracje dla menedżerów.