Zarządzanie projektami w działach HR - czy to możliwe?

Zarządzanie projektami w działach HR  - czy to możliwe?

Jak skutecznie realizować projekty HR? - to pytanie zapewne zadaje sobie wielu Dyrektorów Obszarów HR czy HR Business Partnerów, którzy stanęli przed trudnymi zadaniami wdrożenia np.: programów rozwoju kompetencji pracowników, czy wdrożeniem systemów ocen pracowniczych, systemów motywacyjnych, platform wspierających rozwój pracowników lub wdrożeniem innych narzędzi informatycznych usprawniających procesy zarządzania ludźmi.

Często wskazane powyżej przedsięwzięcia są innowacyjne dla danej firmy – czyli są realizowane po raz pierwszy i oczywiście niosą za sobą sporą dawkę niepewności i brak doświadczeń, są złożone i skomplikowane - wymagają zaangażowania osób posiadających specjalistyczną wiedzę z wewnątrz, a czasem i z zewnątrz organizacji, a dodatkowo są zdefiniowane w czasie – czyli zarząd wskazuje oczekiwane terminy ich realizacji. Te cechy jednoznacznie wskazują nam, że mamy do czynienia z zarządzaniem projektami. A więc co dalej z nimi począć, jak się organizować aby je skutecznie doprowadzić do końca i odnotować sukces?

Co się sprawdzi i przyniesie szybki efekt?

Jeśli wstępna analiza tematu wykazała, że mamy do zrealizowania coś co posiada cechy projektu, warto zastanowić się jak to zrobić skutecznie. Jestem zwolennikiem korzystania ze sprawdzonych metod, które z powodzeniem zastosowano już w niejednym biznesie. Zastosowanie metodycznego podejścia również dla projektów inicjowanych i prowadzonych przez obszary HR nie tylko nie zaszkodzi, a wręcz przyniesie wiele korzyści. Spowoduje skrócenie czasu wdrożenia, poprawi organizację pracy, jasno podzieli zadania, poprawi jakość dostarczanych rozwiązań, usprawni komunikację oraz rozwinie pracowników. Organizacja tymczasem uzyska szybszy zwrot z inwestycji i przewagę konkurencyjną.

Jak sprawnie i bez zbytnich formalizmów zacząć zarządzać projektami ?

Każdy projekt jest specyficzny i wymaga indywidualnego podejścia, również projekty HRowe. Można natomiast wskazać pewne standardowe etapy realizacji, które uporządkują zarządzanie projektem, a ich zastosowanie zapewni efekt. I tak każdy projekt na początku wymaga etapu przygotowania.

1. Etap przygotowania

Etap ten jest kluczowy i bez niego właściwie nie powinniśmy zaczynać, jednak co ważne - nie powinien trwać zbyt długo  – tu zawsze zachowajmy zdrowy rozsądek. Ważne aby w tym etapie określić Sponsora projektu. Sponsor to osoba decyzyjna, najlepiej przedstawiciel top managementu, który widzi korzyść biznesową z realizacji projektu i jest kluczowy dla powodzenia projektu.

W przypadku projektów HR, np. projektu rozwoju kompetencji pracowników, Sponsorem może zostać, a nawet powinien zostać np.: Dyrektor Obszaru Biznesowego, który widzi bezpośrednią korzyść z tego jak wzrost kompetencji ludzi przełoży się na efekty biznesowe organizacji. To niezwykle kluczowe dla dalszego powodzenia projektu. Następnie należy uzgodnić ze Sponsorem cel projektu. Im bardziej precyzyjny tym lepiej, bo pozwala lepiej zrozumieć założenia jakie stawia Sponsor.

Następnie warto wyłonić Kierownika projektu i zbadać potrzeby interesariuszy. Interesariuszami są przedstawiciele innych komórek firmy, którzy będą korzystać z efektów projektu np. w przypadku przytoczonego projektu rozwoju kompetencji pracowników - mogą to być kierownicy, liderzy i pracownicy obszarów biznesu czy też HR. Na tym etapie zaczyna klarować się już zakres prac do wykonania, a zatem widać również jakich specjalistów potrzebujemy.

Zawiązywany jest zespół projektowy, który następnie zaplanuje działania, sposób zarządzania ryzykiem, określi zasady pracy w projekcie. Należy pamiętać, że projekt to przede wszystkim ludzie, dlatego kluczowa jest bardzo dobra komunikacja, sposób rozwiązywania problemów, wzajemna pomoc i motywacja. Im wcześniej te zasady zostaną ustalone i omówione z zespołem, tym lepsza będzie dalsza współpraca.

2. Etap realizacji

Etap realizacji to etap wytężonej pracy wytwórczej, tu istotny jest monitoring postępu prac, bieżące wychwytywanie problemów i ich usuwanie. Wnioski należy wyciągać regularnie i wdrażać nawet drobne usprawnienia na każdym etapie projektu, to daje efektywność i poczucie współpracy zespołowi.

Świetnie sprawdzą się regularne, krótkie (15 minutowe) spotkanie kluczowych osób z zespołu projektowego z kierownikiem projektu, na którym omawiane są postępy prac, trudności, korekty, poprawki w organizacji pracy. Idealnie byłoby gdyby zespół takie spotkania mógł przeprowadzać w wytyczonym dla siebie miejscu, gdzie może przechowywać np. tablicę projektu i notować wizualnie postępy, problemy, przypisywać zadania. Taka tablica to świetne źródło informacji i komunikacji.

3. Etap zakończenia

Na zakończenie projektu istotne jest rzetelne podsumowanie efektów w odniesieniu do zakładanych celów, mierników, potrzeb interesariuszy i Sponsora. Najlepiej sprawdzą się tu ankiety, indywidualne wywiady czy warsztaty - generalnie taka forma dyskusji, która umożliwi zebranie rzeczowych i szczerych wniosków i oczywiście niezwykle istotne jest nadanie im dalszego biegu, czyli np. wdrożenie wskazanych usprawnień na stałe do procesu zarządzania projektami w organizacji.

Jakie są korzyści dla organizacji z odpowiedniego podejścia do realizacji projektów? 

Główna i niepodważalna korzyść z zarządzania projektami to czas dostarczenia. Czas to pieniądz i to powiedzenie w przypadku projektów nabiera podwójnego znaczenia. Im szybciej organizacja poradzi sobie i wdroży innowacyjne rozwiązania tym sprawniej wyprzedzi konkurencję na rynku.

A jeśli jednocześnie firma chce realizować kilka projektów równocześnie np. zakupić lub stworzyć narzędzie usprawniające proces biznesowy i jednocześnie realizować programy rozwoju kompetencji ludzkich? Zrównoleglenie prac jest wręcz oczekiwane w nowoczesnych i prężnych organizacjach. A więc jak to robić sprawnie? – odpowiedź brzmi: poprzez budowanie świadomości projektowej i systematyczne rozpowszechnianie dobrych praktyk zarządzania projektami.

Obszary HR mogą bardzo przyczynić się w organizacji do budowania owej świadomości projektowej. Dział HR, który jako pierwszy w organizacji rozpocznie wykorzystywanie choćby tylko niektórych elementów profesjonalnego zarządzania projektem z pewnością zostanie zauważony, ponieważ będzie w swoich działaniach po prostu skuteczny. A ponadto, a może przede wszystkim - dział HR powinien być efektywny w dostarczaniu rozwiązań rozwijających organizację i ludzi, a podejście projektowe zdecydowanie temu sprzyja.

Zachęcam do współpracy w zakresie budowania w organizacji świadomości projektowej, wdrożenia metod zarządzania projektami i skutecznej realizacji projektów - szczególnie projektów HR. Dla zapoznania się ze szczegółami oferty odsyłam na stronę vando.pl lub do kontaktu bezpośrednio ze mną ewa.sutula@gmail.com.

Autor: Ewa Sutuła

Informacja o ciasteczkach

Nasza strona internetowa korzysta z plików cookies (ciasteczek) aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie. Możesz kontrolować pliki cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Więcej informacji o tym, jak korzystamy z cookies znajdziesz pod tym adresem: https://vando.pl/ciasteczka.